Adjoint(e) exécutif(ve) Ingénierie / Engineering Executive Assistant

EXPLEO GROUP CANADA est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) Ingénierie pour rejoindre une équipe dynamique et en pleine expansion à Mirabel, QC (Poste hybride).

Expleo est un partenaire de confiance pour l'ingénierie intégrée de bout en bout, les services de qualité et le conseil en gestion pour la transformation numérique. Nous sommes un incubateur de talents. Le temps que vous passerez chez Expleo mettra un coup de fouet à votre carrière, en vous permettant de travailler sur des défis techniques complexes, de profiter d'opportunités d'élargir vos compétences et de prendre part à des collaborations inspirantes et pluridisciplinaires avec vos collègues. Que vous travailliez sur des véhicules autonomes, des avions écologiques, les usines de demain ou des technologies bancaires de pointe, vous aurez l'occasion de devenir une version plus audacieuse de vous-même. Ensemble, changeons la donne.

**Présence: Hybride**

**Durée du mandat: mandat de 1 an, renouvelable**

Nous offrons:

• Un cadre de travail professionnel et dynamique
• Des projets industriels de pointe qui feront progresser votre carrière
• 5 journées personnelles payées par année
• Programme complet d’avantages sociaux

Responsabilités:

• Gérer les courriels du directeur des Ingénierie afin d'assurer une réponse rapide aux demandes des parties prenantes internes ainsi que des fournisseurs externes

• Proposer des réponses et/ou répondre de manière autonome le cas échéant

• Assurer le suivi des actions confiées à son équipe directe

• Organiser son agenda en faisant les changements nécessaires en fonction des priorités quotidiennes

• Répondre aux demandes d'informations, planifier les réunions, préparer la documentation nécessaire et assurer les actions de suivi qui s'ensuivent

• Maintenir le calendrier de gouvernance de son équipe et s'assurer que toutes les échéances liées à la gouvernance des groupes sont respectées

• Maintenir et gérer un suivi budgétaire efficace pour son équipe et valider les notes de frais

• Préparer les formulaires PR et la demande de PO pour le département et les sous-traitants

• Assurer le suivi avec les comptes fournisseurs pour les paiements dus

• Participer à la création de mémos, corriger et traduire divers documents

• Préparer les itinéraires de voyage et faire les réservations nécessaires

• Maintenir des contacts avec divers rapports directs, ainsi qu'avec les membres de la haute direction

• Faire les comptes de dépenses en utilisant les outils appropriés (y compris la coordination du remboursement des dépenses avec nos fournisseurs de services)

• Créer toutes les demandes informatiques et d’accès pour les nouvelles embauches; accès, badges, matériel TI, etc.

• Gérer et organiser les sessions d’intégration des nouvelles embauches

• Gérer et commander les fournitures de bureau

• Offrir un soutien administratif à l’équipe de direction, notamment : organisation de réunions, commande de services de traiteurs, réservation de salles, etc.

• Offrir soutien administratif et sur site aux visites de fournisseurs externes

• Organiser et superviser les événements de la fonction Ingénierie

• Coordonner les communications à destination de la Communauté Ingénierie

• Effectuer toutes les autres tâches pertinentes liées à sa fonction.

Qualifications:

• Vous possédez un minimum de 5 ans d'expérience pertinente directement liée au soutien administratif

• Vous avez une solide connaissance des outils bureautiques (Google Suite, SAP)

• Vous avez d'excellentes capacités de communication en français et en anglais (écrit et parlé)

• Vous démontrez une capacité à planifier, à organiser et à établir des priorités, à prendre des initiatives, à exercer un bon jugement, à anticiper les besoins et les exigences ainsi qu'à travailler sous des contraintes de temps/de pression

• Vous faites preuve de discrétion

• Vous savez travailler en équipe

• Vous êtes orienté(e) vers le client

• Vous appréciez le souci du détail

• Vous avez la capacité de travailler au sein d'une équipe polyvalente et multiculturelle

Valeurs d'Expleo:

Nous sommes guidés par des valeurs communes dans tout ce que nous faisons :  Courage, Excellence, Collaboration, Respect et Responsabilité.

• Courage - Nous sommes des penseurs et des acteurs audacieux, toujours prêts à relever de nouveaux défis. Nous nous considérons comme des entrepreneurs, alliant créativité et vigilance.
• Excellence - Nous sommes unis par une ambition commune : changer la donne, ensemble. La performance continue est à la fois un objectif et un état d'esprit.
• Collaboration - Le travail d'équipe et l'intelligence émotionnelle nous permettent de nous distinguer. Nous sommes solidaires de nos clients et de nos pairs, dans les bons moments comme dans les échecs.
• Respect - Nous sommes une ruche de profils différents et nous accordons une grande importance à l'ouverture et à la transparence. Nous faisons toujours preuve de respect.
• Responsabilité - Nous sommes fiables. Nous célébrons nos succès, nous assumons nos responsabilités et nous tirons les leçons de nos échecs. C'est pourquoi nous protégeons notre "droit à l'échec" comme une opportunité de rebondir et de progresser.

Expleo est un partenaire de confiance pour l'ingénierie intégrée de bout en bout, le soutien à la production, le MRO et les services de qualité, avec une présence dans plus de 30 pays. Pour en savoir plus, visitez le site www.expleogroup.com 
Expleo est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Nous nous engageons à ne pas faire de discrimination à tous les stades du processus de recrutement, en garantissant des pratiques d'embauche équitables et impartiales.

EXPLEO GROUP CANADA is looking for an Engineering Executive Assistant to join a dynamic and expanding team in Mirabel, QC (Hybrid position).

Expleo is a trusted partner for end-to-end, integrated engineering, quality services, and management consulting for digital transformation. We are a talent incubator. The time you spend at Expleo will turbo-charge your career, allowing you to work on complex technical challenges, enjoy opportunities to expand your skills, and take part in inspiring, multi-disciplinary collaborations with your colleagues. Whether working on autonomous vehicles, green planes, the factories of tomorrow, or cutting-edge banking technology, you will have the opportunity to become a bolder version of yourself. Let’s change the game together.

**Presence: Hybrid**

**Mandate duration: Assignment of 1 year, renewable**

We offer:

• A professional and dynamic work setting
• Cutting-edge industrial projects that will advance your career
• 5 paid personal days per year
• Comprehensive benefits package

Responsibilities:

• Manage the Engineering Director’s emails to ensure timely responses to requests from internal stakeholders as well as external suppliers.

• Draft responses and/or respond independently when appropriate.

• Follow up on actions assigned to their direct team.

• Manage the director’s calendar by making the necessary changes based on daily priorities.

• Respond to information requests, schedule meetings, prepare the necessary documentation, and ensure related follow-up actions.

• Maintain the team’s governance calendar and ensure that all deadlines related to group governance are met.

• Maintain and manage effective budget tracking for the team and validate expense reports.

• Prepare PR forms and PO requests for the department and subcontractors.

• Follow up with Accounts Payable regarding outstanding payments.

• Participate in the creation of memos, and review and translate various documents.

• Prepare travel itineraries and make the necessary reservations.

• Maintain contact with various direct reports, as well as members of senior leadership.

• Prepare expense reports using the appropriate tools, including coordinating expense reimbursements with service providers.

• Create all IT and access requests for new hires, including access, badges, IT equipment, etc.

• Manage and organize new-hire onboarding sessions.

• Manage and order office supplies.

• Provide administrative support to the leadership team, including organizing meetings, ordering catering services, booking meeting rooms, etc.

• Provide administrative and on-site support for visits from external suppliers.

• Organize and oversee the Engineering function events.

• Coordinate communications for the Engineering Community.

• Perform any other relevant tasks related to the role.

Qualifications:

• You have a minimum of 5 years of relevant experience directly related to administrative support.

• You have strong knowledge of office tools, including Google Suite and SAP.

• You have excellent communication skills in French and English, both written and spoken.

• You demonstrate the ability to plan, organize, and prioritize; take initiative; exercise sound judgment; anticipate needs and requirements; and work under time constraints and pressure.

• You demonstrate discretion.

• You know how to work effectively in a team.

• You are customer-oriented.

• You have strong attention to detail.

• You have the ability to work within a versatile and multicultural team.

Expleo Values:

We are guided by shared values in all things we do:  Courage, Excellence, Collaboration, Respect and Accountability.

• Courage – We are bold thinkers and doers, always ready to take on new challenges. We think of ourselves as entrepreneurs, matching creativity with vigilance.
• Excellence – We are united by a shared ambition: change the game, together. Continuous performance is both an objective and a mindset.
• Collaboration –Teamwork and emotional intelligence are what makes us stand out in a crowd. We stand shoulder to shoulder, with our clients and our peers, through good times and setbacks.
• Respect – We are a hive of different profiles, and we place a high value on openness and transparency. We show respect, always.
• Accountability – We are reliable. We celebrate our successes, we take responsibility and learn from our failures. This is why we protect our “right to fail” as an opportunity to bounce back and progress.

Expleo is a trusted partner for end-to-end, integrated engineering, production support, MRO, and quality services, with a presence in over 30 countries. To find out more, visit www.expleogroup.com 

Expleo is an equal opportunity employer. We commit to non-discrimination in all stages of the recruitment process, ensuring fair and unbiased hiring practices.

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