Adjoint(e) Exécutif(ve) / Executive Assistant

EXPLEO GROUP CANADA est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) pour rejoindre une équipe dynamique et en pleine expansion à Mirabel, QC (Poste sur site).

Expleo est un partenaire de confiance pour l'ingénierie intégrée de bout en bout, les services de qualité et le conseil en gestion pour la transformation numérique. Nous sommes un incubateur de talents. Le temps que vous passerez chez Expleo mettra un coup de fouet à votre carrière, en vous permettant de travailler sur des défis techniques complexes, de profiter d'opportunités d'élargir vos compétences et de prendre part à des collaborations inspirantes et pluridisciplinaires avec vos collègues. Que vous travailliez sur des véhicules autonomes, des avions écologiques, les usines de demain ou des technologies bancaires de pointe, vous aurez l'occasion de devenir une version plus audacieuse de vous-même. Ensemble, changeons la donne.

**Présence: sur site**

Nous offrons:

• Un cadre de travail professionnel et dynamique
• Des projets industriels de pointe qui feront progresser votre carrière
• 5 journées personnelles payées par année
• Programme complet d’avantages sociaux

Responsabilités:

• Gérer l’agenda et réserver les déplacements du vice-président des ressources humaines et de ses dirigeants

• Coordonner les activités quotidiennes, déterminer les dossiers importants liés aux informations entrantes et planifier les réunions

• Examiner la gouvernance et formuler des recommandations afin d’en améliorer l’efficacité

• Planifier les réunions et préparer le matériel nécessaire

• Travailler sur des projets liés aux ressources humaines et préparer des présentations au besoin

• Au nom du vice-président des ressources humaines et de ses dirigeants, communiquer avec la haute direction et d’autres organisations

• Préparer et consolider les rapports de dépenses ainsi que d’autres documents financiers

• Préparer tous types de documents, tels que la correspondance, les rapports, les notes de service, etc., selon les styles et formats requis

• Mettre à jour les organigrammes

• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant; rédiger de la correspondance interne et externe en français et en anglais

• Être responsable des activités liées au budget ainsi que de tout autre projet spécial, des activités sociales et de reconnaissance, et y participer

• Ce poste requiert une présence au bureau 5 jours par semaine

Qualifications:

• Vous détenez un diplôme collégial en bureautique, en administration ou l’équivalent

• Vous possédez un minimum de dix (10) ans d’expérience pertinente

• Vous avez d’excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais

• Vous avez une excellente connaissance de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et Outlook

• Vous devez être une personne qui aime travailler en équipe, reconnue pour son dynamisme, ses excellentes relations interpersonnelles, son jugement et son sens de l’organisation

• Vous avez la capacité d’évaluer et de gérer les priorités d’affaires dans un environnement dynamique et au rythme rapide

• Vous avez de l’expérience en gestion de projet

• Vous avez un grand sens de la confidentialité

• Vous aimez gérer plusieurs mandats en continu

Valeurs d'Expleo:

Nous sommes guidés par des valeurs communes dans tout ce que nous faisons :  Courage, Excellence, Collaboration, Respect et Responsabilité.

• Courage - Nous sommes des penseurs et des acteurs audacieux, toujours prêts à relever de nouveaux défis. Nous nous considérons comme des entrepreneurs, alliant créativité et vigilance.
• Excellence - Nous sommes unis par une ambition commune : changer la donne, ensemble. La performance continue est à la fois un objectif et un état d'esprit.
• Collaboration - Le travail d'équipe et l'intelligence émotionnelle nous permettent de nous distinguer. Nous sommes solidaires de nos clients et de nos pairs, dans les bons moments comme dans les échecs.
• Respect - Nous sommes une ruche de profils différents et nous accordons une grande importance à l'ouverture et à la transparence. Nous faisons toujours preuve de respect.
• Responsabilité - Nous sommes fiables. Nous célébrons nos succès, nous assumons nos responsabilités et nous tirons les leçons de nos échecs. C'est pourquoi nous protégeons notre "droit à l'échec" comme une opportunité de rebondir et de progresser.

Expleo est un partenaire de confiance pour l'ingénierie intégrée de bout en bout, le soutien à la production, le MRO et les services de qualité, avec une présence dans plus de 30 pays. Pour en savoir plus, visitez le site www.expleogroup.com 
Expleo est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Nous nous engageons à ne pas faire de discrimination à tous les stades du processus de recrutement, en garantissant des pratiques d'embauche équitables et impartiales.

EXPLEO GROUP CANADA is looking for an Executive Assistant to join a dynamic and expanding team in Montreal, QC (On-site position).

Expleo is a trusted partner for end-to-end, integrated engineering, quality services, and management consulting for digital transformation. We are a talent incubator. The time you spend at Expleo will turbo-charge your career, allowing you to work on complex technical challenges, enjoy opportunities to expand your skills, and take part in inspiring, multi-disciplinary collaborations with your colleagues. Whether working on autonomous vehicles, green planes, the factories of tomorrow, or cutting-edge banking technology, you will have the opportunity to become a bolder version of yourself. Let’s change the game together.

**Presence: on-site**

We offer:

• A professional and dynamic work setting
• Cutting-edge industrial projects that will advance your career
• 5 paid personal days per year
• Comprehensive benefits package

Responsibilities:

• Manage the agenda and book travel arrangements for the HR Vice-president and his leaders

• Coordinate daily activities, determine important matters regarding the incoming information, and schedule meetings

• Review the governance and make recommendations to improve its effectiveness

• Schedule meetings and prepare necessary material

• Work on projects related to HR and prepare presentations as needed

• On behalf of the HR Vice-president and his leaders, you will communicate with senior management and other organizations

• Prepare and consolidate expense reports and other financial documents
• Prepare all types of documents, such as correspondence, reports, memos, etc., in the required styles and formats;
• Update organizational charts
• Manage and distribute incoming and outgoing mail
• Write internal and external correspondence in both French and English
• You will be responsible for activities related to the budget and all other special projects, social and recognition activities, and you will participate in them
• This position requires 5 days a week in the office

Qualifications:

• You have a college degree in office technology, administration, or equivalent

• You have a minimum of ten (10) years of relevant experience

• You have excellent communication skills, both spoken and written, in French and English

• You have excellent knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook

• You must be a team player, known for your dynamism, strong interpersonal relations, judgment, and organizational skills

• You have the ability to assess and manage business priorities in a dynamic and fast-paced environment

• You have experience in project management

• You have a strong sense of confidentiality

• You like to have several continuous mandates

Expleo Values:

We are guided by shared values in all things we do:  Courage, Excellence, Collaboration, Respect and Accountability.

• Courage – We are bold thinkers and doers, always ready to take on new challenges. We think of ourselves as entrepreneurs, matching creativity with vigilance.
• Excellence – We are united by a shared ambition: change the game, together. Continuous performance is both an objective and a mindset.
• Collaboration –Teamwork and emotional intelligence are what makes us stand out in a crowd. We stand shoulder to shoulder, with our clients and our peers, through good times and setbacks.
• Respect – We are a hive of different profiles, and we place a high value on openness and transparency. We show respect, always.
• Accountability – We are reliable. We celebrate our successes, we take responsibility and learn from our failures. This is why we protect our “right to fail” as an opportunity to bounce back and progress.

Expleo is a trusted partner for end-to-end, integrated engineering, production support, MRO, and quality services, with a presence in over 30 countries. To find out more, visit www.expleogroup.com 

Expleo is an equal opportunity employer. We commit to non-discrimination in all stages of the recruitment process, ensuring fair and unbiased hiring practices.

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